Procedure e documenti
Atti esteri: traduzione asseverata, legalizzazione e apostille
In breve
Un documento formato all'estero è utilizzabile in Italia solo se tradotto da traduttore giurato e, secondo il Paese di provenienza, apostillato o legalizzato. L'apostille si applica ai Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia del 1961; per gli altri serve la legalizzazione consolare. È il passaggio in cui si blocca la maggior parte delle pratiche di cittadinanza e ricongiungimento.
Il collo di bottiglia di quasi tutte le pratiche
Nelle pratiche di cittadinanza e di ricongiungimento familiare il tempo non si perde negli uffici italiani: si perde nel reperimento e nella regolarizzazione dei documenti del Paese di origine.
La ragione è che questi documenti devono soddisfare tre condizioni contemporaneamente: essere autentici, essere riconoscibili dall'ordinamento italiano e essere comprensibili in italiano. Alle tre condizioni corrispondono tre passaggi distinti, che vanno svolti nell'ordine corretto.
Apostille o legalizzazione: come si decide
La distinzione dipende dal Paese che ha emesso il documento. Per i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961 è sufficiente l'apostille, un'attestazione apposta dall'autorità designata dallo Stato di origine.
Per i Paesi non aderenti serve la legalizzazione, che richiede l'intervento della rappresentanza diplomatica o consolare italiana nel Paese di emissione.
Esistono inoltre convenzioni bilaterali che prevedono esenzioni per specifiche tipologie di atti. Verificare la posizione del Paese interessato è il primo controllo da fare: determina tempi e costi dell'intera pratica.
La traduzione asseverata
Il documento va tradotto in italiano da un traduttore che presti giuramento davanti all'autorità competente. Una traduzione accurata ma non asseverata non ha valore ai fini della pratica.
L'ordine dei passaggi conta: di norma si acquisisce prima l'apostille o la legalizzazione sul documento originale, poi si procede con la traduzione asseverata. Invertire l'ordine può rendere necessario ripetere un passaggio.
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Gli errori che costano mesi
Sono pochi e ricorrenti. Conoscerli in anticipo è l'unico modo per evitarli, perché nessuno di essi è recuperabile rapidamente.
- Far tradurre il documento prima di apostillarlo o legalizzarlo, dovendo poi ripetere la traduzione.
- Utilizzare una traduzione non asseverata, che non è valida ai fini della pratica.
- Presentare documenti con validità scaduta: alcuni certificati hanno una validità limitata nel tempo.
- Discrepanze nella grafia dei nomi tra documenti diversi: generano richieste di chiarimento e sospensioni.
- Avviare la raccolta dopo aver presentato la domanda, invece di prima.
- Non verificare se il Paese di origine aderisce alla Convenzione dell'Aia, scegliendo la procedura sbagliata.
Quali documenti richiedono questo trattamento
Non tutti i documenti esteri servono in tutte le pratiche. Sapere in anticipo quali servono evita sia ritardi sia spese inutili.
- Cittadinanza: atto di nascita e certificati penali del Paese di origine e degli Stati di precedente residenza.
- Ricongiungimento familiare: atto di matrimonio, atti di nascita dei familiari, documentazione dello stato di famiglia nel Paese di origine.
- Cittadinanza per matrimonio: atto di matrimonio, se celebrato all'estero deve essere anche trascritto in Italia.
- Cittadinanza per discendenza: atti di nascita, matrimonio e morte di tutta la linea di discendenza.
- Carta Blu UE: titolo di studio, con riconoscimento o dichiarazione di valore.
Una raccomandazione per chi si trasferisce
Chi sta pianificando il trasferimento in Italia dovrebbe procurarsi e regolarizzare gli atti di stato civile prima di partire, anche se non servono subito.
Ottenere un atto di nascita apostillato dal proprio Paese è semplice quando si è lì; diventa complesso e lento quando si è già in Italia e va gestito a distanza. Molte pratiche di cittadinanza iniziano con anni di ritardo per questa ragione.